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Conseils pour votre Tour du Monde,  Réaliser et préparer un Tour du Monde

Se faire sponsoriser son voyage

Beaucoup de personnes nous ont contacté au sujet de notre voyage sponsorisé. Les questions ont souvent été les mêmes et nous sommes toujours heureux d’y répondre :

  • Comment avez-vous fait pour vous faire sponsoriser ?
  • Pourquoi avoir choisi ce financement de voyage ?
  • Qu’avez-vous finalement reçus de vos sponsors ?
  • Combien d’économies avez-vous faites ?

Dans cette envie de transmettre nos propres expériences à d’autres désireux de se faire sponsoriser, on a souhaité vous expliquer le but d’un voyage sponsorisé afin de voir s’il correspond à vos envies et à votre trip. Vous y apprendrez aussi à obtenir des sponsors avant de partir et bien sûr, pendant votre voyage.

Le voyage sponsorisé est-il possible pour votre projet ?

Vous devez vous poser les bonnes questions afin d’être certains de pouvoir assurer correctement votre partenariat :

  • Pourquoi est-ce que je souhaite sponsoriser mon voyage ? Avoir de l’argent ? Avoir du matériel ? Autre(s) raison(s) ?
  • Que puis-je offrir en retour à mes partenaires ?
  • Ai-je ce qu’il faut pour démarcher des partenaires potentiels ?

Ne vous lancez dans un voyage sponsorisé que si vous êtes certains de pouvoir assurer les contrats engagés. Cela joue sur votre crédibilité auprès d’autres entreprises ou même la presse et les réseaux sociaux. Soyez honnêtes et humbles. Sponsoriser son voyage prend du temps et parfois de l’argent (il vous faut constamment internet et vous devrez passer parfois plusieurs jours à rédiger des articles, à promouvoir quelque chose ou faire un montage vidéo). Bref ! Si ça ne vous fait pas peur alors foncez puisque le voyage sponsorisé ouvre aussi de magnifiques portes !

Première étape : Quantifier ce qu'il vous faut

Alors, on va en décevoir plus d’un. Obtenir de l’argent par le sponsoring est très compliqué et même si vous en aurez un peu, il ne permettra pas de financer tout votre voyage. Soyons réaliste et tentons dans un premier temps de définir ce que vous pourriez obtenir d’un partenariat.

Pour notre part, on a souhaité se faire sponsoriser puis-qu’étant commerciale (Audrey) et dans l’informatique (Steve), on a voulu mettre nos connaissances en pratique dans un projet commun. On voulait voir si on était capable de se faire sponsoriser une partie de notre voyage. De plus, comme nous manquions d’un peu d’argent pour partir et qu’on voulait baisser notre facture en matériels divers cette possibilité nous semblait assez intéressante.
Ce n’est pas donc pas sans raison qu’on entame un voyage sponsorisé, mais toutes les raisons sont bonnes pour se lancer et tenter sa chance !

Obtenir de l'argent

Comme on vous l’a dit plus-haut, avoir de l’argent peut être faisable, mais ça ne vous paiera en aucun cas tout un voyage.

On vous invite tout d’abord à budgétiser votre voyage. Vous pourrez vous reporter à cet article qui vous donnera en détails les étapes pour connaître le montant dont vous aurez besoin pour voyager

Quand vous saurez combien il vous manque pour partir, vous pourrez le noter sur un carnet qui vous suivra tout au long de votre recherche de sponsors.
C’est la base même d’une recherche de sponsors : savoir combien vous devrez obtenir en partenariats. Rien ne sert d’être trop gourmands. Si vous restez réaliste et professionnel, vous obtiendrez le montant voulu. Si vous gonflez trop votre demande de partenariat, les entreprises vous fermeront leurs portes !

Obtenir du matériel ou un service

Si vous aurez du mal à obtenir de l’argent, vous pourrez cependant obtenir du matériel et ainsi baisser vos factures avant de partir. 

Pour notre part, nous avons obtenu pas mal de choses :

  • une bonne remise sur du matériel chez Chullanka Metz,
  • nos billets d’avion de départ France/Thaïlande grâce à LK Tours,
  • le financement d’une GoPro Hero 4 grâce à l’entreprise ESIG,
  • de l’infographie gratuite grâce à Noaline,

Soit une économie réalisée d’environ 2 000€.

La deuxième étape est donc de lister ce qu’il vous manque en matériel assez onéreux avec le montant exact afin de pouvoir par la suite définir vos objectifs de sponsorings. 

Notez donc dans votre carnet un petit tableau avec dans la première colonne le matériel ou le service qu’il vous faut. Dans la deuxième colonne vous y notez le montant TTC de chaque chose, dans la troisième colonne vous notez si c’est “primordial” de l’avoir, ou si c’est “non nécessaire”. Et enfin, dans la dernière colonne vous notez juste l’entête de colonne puisque vous compléterez les informations plus tard : “entreprises potentielles”.

Participer à une cause

Un autre type de partenariat est l’aide solidaire.

Si vous souhaitez pendant votre voyage aider une association ou un organisme, la procédure est la même. Il vous faudra réfléchir en quoi vous pouvez les aider. L’objectif ne sera pas le même que d’obtenir quelque chose d’une entreprise pour votre bien personnel comme du matériel ou de l’argent. Mais vous devrez néanmoins savoir ce que vous voulez d’eux exactement (exemples : la libre diffusion de leur logo pendant le voyage, l’accès à une base de données pour pouvoir contacter les personnes du Monde entier, etc.).

On ne va pas développer cette partie puisqu’elle dépend de l’association que vous souhaitez soutenir. 
Gardez simplement en tête que vous devrez procéder de la même manière que pour obtenir du matériel ou de l’argent. 
​Ne brûlez pas les étapes !

Deuxième étape : avoir un dossier de presse adapté

Vous connaissez votre projet de voyage et vous avez défini votre budget et la liste de ce qu’il vous fallait acheter en matériel ou services. Vous devez à présent, monter votre dossier de presse.

Mais qu’est-ce qu’un dossier de presse exactement ?
> Le dossier de presse est un dossier de quelques pages qui présente votre projet d’une manière structurée et qui est destiné à être diffusé à la presse. Il doit donc donner envie aux journalistes puisque l’objectif est d’être publié gratuitement. 

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La première page de notre dossier de presse

On vous voit venir… mais pourquoi faire un dossier de presse ?
Eh bien, pour la simple raison que si la presse vous suit, vous aurez plus de crédibilité auprès des entreprises et organismes que vous allez contacter ensuite. 

Rédiger un bon dossier de presse :

  • il ne doit pas dépasser dix pages (trop long, les journalistes ne le liront pas en entier),
  • il doit être concis (pas de gros pavés de textes et les mots clés pourront être mis en gras),
  • il doit être illustré (une photo par page illustre votre projet et suscite l’envie de lire le contenu),
  • il doit contenir certaines informations clés : dates de départ et durée du voyage, nom/prénom/âge du/des voyageur(s), donner une idée de l’esprit du voyage (voiture, sac à dos, en stop, etc.), mise en avant de la cause que vous souhaitez défendre s’il y en a une, itinéraire s’il y en a un, budget du voyage prévisionnel et une page expliquant pourquoi vous les avez contactés (besoins de sponsorings donc besoin de soutien médiatique).
  • ayant une page pour vos supports de diffusion : vos coordonnées, votre nom de page facebook, votre nom de page twitter, votre nom de page Instagram, et vos statistiques si vous en avez des bons), etc.
  • diffusez le en PDF.

Votre dossier de presse est une base puisque vous pourrez le réutiliser lorsque vous prospecterez les entreprises en :

  • le renommant en “demande de partenariat”,
  • ajoutant une page avec le détail de votre communication (coupures de presses lorsque vous serez publiés, date de diffusion à la radio, etc.)
  • ajoutant les derniers détails de votre projet sur son avancé,
  • y détaillant sur une page ce que vous souhaitez obtenir de l’entreprise contactée avec ce que vous offrez en retour (CF : voir plus bas cette étape).

Vous pourrez vous inspirer de notre dossier de presse ci-dessous. Notez qu’il a beaucoup évolué tout comme notre projet. Du coup, il est plus complet qu’à nos débuts. Ne vous inquiétez pas si vous n’avez pas tout au début. Pensez seulement à être clair et à ne pas oublier l’essentiel. Faites vous relire par des proches pour connaître leurs avis et savoir s’il donne envie d’en savoir davantage.

Troisième étape : créer ses supports de diffusion

Vous n’aurez pas le choix. Pour obtenir un partenariat, il vous faudra proposer en échange de la communication. Pour que ce soit le cas, vous devrez au minimum avoir une page Facebook. 

A vous donc de définir ce que vous souhaitez avoir et surtout ce que vous êtes capables d’assumer pendant votre voyage :

  • Page Facebook,
  • Profil Instagram,
  • Compte Twitter,
  • Blog de voyage,
  • Site internet,
  • Mailing,
  • Chaîne Youtube,
  • etc.

Nous avions opté pour nos premiers mois que d’un site internet et d’une Page Facebook.
Quelques mois avant notre départ, on a ajouté un profil Instagram et un blog de voyage qui se greffe à notre site internet. Et récemment, on a mis en place une chaîne Youtube et un compte Twitter [POST EDIT : nous avons arrêté notre compte Twitter en 2019].
Vous n’êtes donc pas obligé de tout faire tout de suite. Votre voyage vous apprendra à prendre le temps de définir vos besoins et surtout ce que vous souhaitez partager.
Soyez cependant clairs en développant vos supports de diffusion d’informations. Chaque support ne doit pas être simplement la copie d’un autre sinon vous allez perdre des abonnés et de la crédibilité.

Quelques exemples d’associations de supports à une informations spéciale :

  • Facebook : centralise toutes les données (nouvel article sur le blog, photo instagram) d’une manière concise.
  • Instagram : les photos d’instants magiques qu’on souhaite directement partager,
  • Twitter : partage de tweets d’un pays auquel on se trouve pour informer les lecteurs,
  • Blog : rédaction d’articles de voyages,
  • Site internet : mise en avant de la cause qu’on défend avec des informations claires,
  • Youtube : vidéos des instants vécus pendant le voyage,
    etc.

Pour présenter clairement notre projet, on a opté pour une vidéo. D’autres privilégient d’autres supports… Soyez créatifs et en rapport avec vos compétences ! Ça peut être une planche de BD, une image, une exposition… Il faudra simplement que vous arriviez à le diffuser facilement par email auprès de vos potentiels sponsors.

Il y a tellement de possibilités ! A vous de définir lesquelles et surtout, ce que vous souhaitez avant tout partager avec vos lecteurs ! Car même si vous allez vous en servir pour vos partenaires, vous allez aussi devoir les faire vivre pour fidéliser et gagner des abonnés !

Plus vous avez de visibilités, plus vous aurez de chance d’obtenir des partenariats !

Quatrième étape : Contacter la presse

Bon, vos supports de communication sont définis et vous les avez ajoutés dans votre dossier de presse préalablement rédigé. Vous êtes donc prêts à contacter la presse.
Cela ne se fait pas n’importe comment. Pour être certain d’être publiés, on vous invite tout d’abord à contacter la presse locale. Elle est assez friand des cas divers et elle cherche toujours les nouveaux sujets originaux. De plus, si vous avez un projet de voyage avec un fil rouge en lien avec votre région (concevoir des manalas partout dans le monde pour nous), vous aurez davantage de chance de vous faire publier.

Diffuser son dossier de presse :

  • téléphoner aux journaux locaux, aux radios et aux chaînes de télévision. Demandez leurs si la diffusion/publication d’un projet tel que le vôtre pourrait les intéresser et à quelle adresse vous pourriez envoyer votre dossier de presse.
  • envoyer votre dossier de presse en notant sur un calendrier la date à laquelle vous l’avez fait,
  • relancer au bout d’une semaine par téléphone si vous n’avez pas eu de réponses.
  • le mettre disponible sur son blog/site internet sur une page “presse”.

Si vous avez été publié, n’oubliez pas d’ajouter à la rubrique “presse” de votre site internet/blog les coupures de presse ou les liens qui redirigeront vos lecteurs sur l’article web.

Cinquième étape : Lister les entreprises locales susceptibles de vous sponsoriser

Pour qu’une entreprise se retrouve sur votre liste de prospects, vous devez vous assurer :

  • qu’elle vend ou fabrique le matériel qu’il vous manque,
  • qu’elle a des besoins en communication (pas de site internet ou vieux site internet / publicité dans le journal / publicité dans le cinéma local / brochure dans la médiathèque / etc.)
  • qu’elle a déjà financé les années précédentes un projet similaire et se renseigner ce qu’elle a obtenue en retour (logo sur un support de communication ou article de mise en avant de l’entreprise, etc.),
  • qu’elle serait sensible à votre projet.

Il est évident qu’elle ne répondra pas à ces quatre points mais si elle peut répondre à un maximum de points, cela garantira davantage vos chances d’obtenir le partenariat. 
Il est primordiale de bien lister les entreprises. Vous allez prendre énormément de temps à rédiger vos dossiers donc mettez toutes les chances de votre côté pour choisir les bonnes entreprises.

Lorsque vous avez la liste avec toutes les entreprises qui pourraient vous aider, notez les dans la quatrième colonne de votre tableau qui était vide. Tentez ensuite de définir ce que vous souhaitez obtenir de chacune si votre proposition ne passe pas : de l’argent ? un autre matériel et lequel ? Ajoutez le dans une cinquième colonne.
Et ce que vous leurs donnerez en échange : un logo sur votre site internet/blog ? un article ? une petite publication du Facebook ? etc. (notez le dans une sixième colonne)

Il faut toujours avoir de l’avance. Même si vous êtes persuadé que votre proposition est la meilleure, les entreprises auront leurs propres idées de votre projet et il se peut qu’ils vous proposent autre chose. Ayez de l’avance et anticiper d’autres propositions.

Sixième étape : Envoyer vos dossiers de partenariat aux entreprises listées

A présent, vous devez personnaliser chaque dossier de partenariat pour chaque entreprise. Cela consiste à ajouter une page à votre dossier de presse (renommé demande de partenariat) que vous nommerez “proposition de sponsoring”.

Il s’agit d’y mettre en avant en deux phrases ce que vous souhaitez obtenir d’eux en n’oubliant jamais de préciser la quantité souhaitée (nombre de matériel, montant en euros, etc.). Ne soyez pas gourmand et ne demander qu’une chose par partenaire dans la limite du raisonnable et en fonction de la taille de l’entreprise (s’il s’agit d’une petite boutique, oubliez tout de suite du matériel à 300€ et privilégiez peut-être une bonne remise sur du matériel ou la donation d’un seul objet par exemple). 
En dessous, notez-y dans un tableau de deux colonnes les avantages pour eux / pour vous. Ils comprendront directement ce que vous souhaitez obtenir et ce que ça pourrait leurs apporter. 
En dessous de ce tableau, mettez une phrase en couleur pour leurs spécifier ce que vous pouvez leurs apporter en échange (un logo, une publication, autres… – soyez créatif ! -).

L’étape de diffusion est ensuite la même que pour la presse. Il vous faudra téléphoner pour connaitre le nom de la personne en charge de la communication dans l’entreprise et l’adresse mail. Ensuite, il n’y a plus qu’à l’envoyer et croiser les doigts !

Notez que les services communication des entreprises boucles leurs budgets relativement tôt chaque année. Si vous voulez avoir des chances d’obtenir de l’argent, pensez à envoyer vos dossiers avant mai de l’année en cours. 

Septième étape : Panifier vos dates d'envois et de relances

Il y a une règle d’or dans toutes situation de prospection :
“Pas de réponse ne veut pas dire qu’il s’agit d’un non.”

Dans cette idée, vous devrez être organisé et notez chaque date à laquelle vous allez envoyer votre dossier à telle et telle entreprise. Ne relancer qu’après une semaine par email dans un premier temps. Si vous n’obtenez pas encore de réponse, téléphonez la semaine suivante. Pensez à leurs laisser du temps pour analyser votre dossier et contacter leurs collègues pour obtenir une approbation. Dans certaines entreprises, la prise de décision prend du temps et beaucoup de sujets de sponsorings se retrouvent un peu mises de côté car elles ne sont pas prioritaires. Cependant, ne lâchez rien. Si vous êtes sûr de leurs offrir quelques chose de super en terme de communication, vous devez le défendre même si ça peut prendre plusieurs mois.

Huitième étape : Les entretiens

Ça y est vous avez obtenu votre premier entretien pour un partenariat. 

Quelques règles d’or :

  • restez vous-mêmes : ayez des vêtements corrects mais ne jouez pas la comédie en venant en costume trois pièces non plus. Vous présentez un projet de voyage et vous ne passez pas un concours pour une grande école !
  • ayez deux exemplaires du dossier papier que vous avez transmis à l’entreprise : un pour vous et un pour l’interlocuteur.
  • ayez votre agenda où vous avez noté les dates de relances, les dates de rendez-vous avec vos partenaires, les dates de ci et de ça…. très utile pour montrer que vous êtes organisé et que votre voyage n’est pas qu’un projet de détente et que vous le prenez très au sérieux. Il vous sera utile à la fin du rendez-vous pour y noter le prochain ou les dates d’échéances de ce que vous devez leurs transmettre (on ne quitte pas un rendez-vous de partenariat sans connaître la suite : un autre rendez-vous ? la mise en place de leur logo sur votre site internet tel et tel date ? l’envoi de statistiques de votre site internet ? etc.),
  • ayez vos coupures de presse. Cela illustre avec beaucoup de poids l’enjeu de votre projet de voyage et surtout rassure votre interlocuteur qui y voit un intérêt : obtenir de la visibilité régional,
  • ayez votre tablette/pc pour montrer votre supports de communication : Facebook, Instagram, vidéos Youtube, etc.

N’oubliez pas que vous devez vendre votre projet. Ce n’est pas parce que vous y croyez, qu’ils y croiront aussi. La seule manière d’y arriver est de le défendre avec passion mais en ayant un maximum d’empathie avec votre interlocuteur (il vous a convoqué pour une simple bonne raison : il s’intéresse à votre projet, à vous de savoir pourquoi et ce qu’il souhaite).

N’hésitez pas à lui poser un maximum de questions pendant l’entretien (que vous aurez préalablement préparées et notées dans votre carnet) et d’y noter les réponses. Pendant l’entretien, vous devrez absolument savoir :

  • pourquoi ils vous ont contacté ?
  • qu’est-ce qui leurs plait dans votre projet ?
  • ce qu’ils souhaitent de votre partenariat ?
  • ce qu’ils sont prêts à vous donner en échange ?

Dernière règle d’or : On ne quitte pas un entretien sans avoir un maximum de nouvelles informations et sans connaitre la suite des échanges avec l’entreprise !

Neuvième étape : Les principes du sponsoring

Quelques principes à respecter si vous vous lancez dans le sponsoring :

  • ne soyez pas gourmand et ne demandez que ce que l’entreprise est prête à vous donner,
  • soyez à l’écoute des demandes de l’entreprise et n’hésitez pas clarifier les choses si ça ne l’est pas. N’hésitez pas non plus à définir dès le début vos limites.
  • soyez honnête et ne faites pas de promesses que vous ne pourrez tenir !
  • limitez vous à un nombre correct de partenaires. En avoir trop n’est pas gérable et vous risquez de très mal le vivre.
  • arrêtez-vous quand vous avez atteint vos objectifs en matériels et en monnaie (CF première étape) pour vous concentrer sur le reste de vos préparatifs.
  • il s’agit d’un échange avec intérêts communs. Vous offrez quelque chose et en échange l’entreprise est prête à vous donner autre chose. Respectez le et notez le par écrit pour que chacun sache où est la limite et quel est l’échange.

Si vous avez de la chance, vous allez attirer d’autres personnes pendant votre voyage et là… c’est bingo ! Le partenariat en voyage, c’est plutôt pas mal ! Pour notre part, on fait pas mal d’échange d’articles et de créations vidéos (voir notre vidéo sur Coober Pedy en Australie !) pour avoir un hébergement gratuit… mais bon… ça ce sera le sujet d’un autre article !

Vous l’aurez compris. Entamez le sponsoring de son voyage n’est pas une chose à prendre à la légère et il vous faudra beaucoup de temps et de patience pour y arriver. Pour notre part, nous avions entamé les démarches plus d’un an avant le départ. Ce qui nous a permis de voir évoluer notre projet et nos demandes au cours de cette année de préparatifs. On espère qu’avec cet article, vous pourrez obtenir des sponsors. On a tenté d’être le plus concis possible afin que vous y arriviez. Ce topic a été soigneusement mis en place aussi puisque nous avons nous mêmes beaucoup galéré dans nos débuts et qu’on se disait qu’il fallait aider les suivants ! Comme d’habitude, ne faites pas comme nous mais suivez ces conseils et vous devriez faire mieux 😉 ! 

Bons préparatifs !

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